使用LEANGOO实现可视化工作流

概述

可视化工作流，是指通过可视化的精益看板将价值流进行可视化，通过精益思维消除瓶颈、加速流动，提升效率。可视化工作流可以用于各种业务及服务流程、精益产品开发，IT服务支持、客户支持、问题跟踪处理、缺陷跟踪处理等各种场景。

什么是价值流？

•一个价值流是为了向客户/用户交付价值需要完成的一系列工作步骤。

•它包括了端到端的完整步骤 – 从接收的客户的需求到交付产品或服务给客户，并完成收款。

•它包括了完成这些工作需要参与的人、系统、以及信息和材料/资源的流动。

周期时间

价值的流动由一些重要的事件触发：比如一个提出一个新的需求，或者支付了一个新的订单。

它在价值完成交付的时候结束：比如客户收到货物、或者服务完成。

中间的步骤是企业为了实现价值交付需要完成的一系列步骤。从事件触发到价值交付，整个周期叫Lead Time周期时间。

服务周期长、产品交付慢，大多是延迟的结果

l流程中的大部分问题，都会以延迟的形式体现出来。

l服务周期长、产品交付慢，大多是延迟的结果。

l减少延迟是提升服务效率、缩短产品上市时间的最快的方式。

那么如何才能够减少延迟，提升服务效率，缩短产品上市时间呢？

1.识别价值流

2.分析团队向客户方/用户方交付的价值类型，比如完成一项服务、交付一个产品、提供一个创意等等。

3.确定为了向客户/用户交付价值需要完成的端到端的完整步骤和过程，确定其中的基本流动单元。

手机维修价值流示例：

客户接待及登记 – > 手机检测及问题定位 -> 维修方案确认 – > 维修 -> 内部验收 –> 客户验收 ->收款 -> 交货

2. 可视化价值流

什么是可视化管理？

可视化管理也称为：目视管理、一目了然管理、一眼即知的管理、看得见的管理。简单的说，就是通过物理或者电子的手段，将需管理的对象用符号化、图形化的方式展示出来。

图1 红绿灯

可视化在我们生活中无处不在，最普遍的无疑就是红绿灯（如图1所示）。只要看到信号灯，我们瞬间就可以做出停或者行的判断。但如果用文字或者其他手段，就达不到这个效果。

图2 车间物料需求看板

在传统管理中，也大量使用了可视化的管理手段，例如：如图2所示的车间物料需求看板。通过可视化，能使物料短缺状态迅速被发现和处理。

通过可视化手段，可以实现以下好处：

•可视化能确保信息透明。

•可视化能更高效地传递信息。与传统的信息传递手段相比较（例如采用周报、会议纪要），可视化的看板能以一目了然的方式实时传递最新信息，并且具有更高的信息传递效率。

•可视化能确保目标得到执行。把工作可视化，就意味着是向大众承诺要完成这些工作。工作进度一旦落后，执行者就会面临压力，并竭尽全力去完成任务和实现目标。

•可视化能够提升价值流动效率。通过可视化价值流，能够暴露价值流中的积压和拥堵，从而加快价值流动效率。

通过Leangoo看板，我们可以将整个价值流进行可视化，我们可以通过电脑、大屏可视化的展示工作的整个流程。 以手机维修价值流为例，如下图所示：

通过批量控制和合理的资源分配减少等待，加速价值流动

根据精益的原理，批量越小价值流动越快，批量越大流动越慢，所以我们要根据看板上的显性化的积压情况，以及团队人员情况，包括交付目标周期的情况，进行综合考虑来设定批量的大小。

在LEANGOO中如何使用可视化工作流

在Leangoo中，我们提供了可视化工作流的项目类型，以及看板类型，并且提供了几个可视化工作流的常见应用场景。 当然，我们可以基于可视化看板和自定义字段配置任何我们期望的工作流程。

您可以通过如下三个步骤，建立你自己的可视化工作流：

1.创建一个可视化工作流项目

1）选择项目类型：可视化工作流

2）选择空白模板

2.设计流程

1）项目创建完成后，选择创建看板，新增一个看板，看板模板选择：工作流看板

2）设计工作流

通过工作流看板模板创建的看板默认有五个工作步骤，你可以根据需要修改成您自己的工作步骤。这些步骤是在识别价值流的时候确定的。

点击列表的标题，可以修改步骤名称，您可以根据需要添加和删除列表，修改列表的顺序，这样您就可以非常快捷的设计出，您自己的可视化工作流。

3.设计卡片自定义字段

业务场景不同，工作的内容业务不同，所以工作流中流动的工作记录的信息也有差异，通过自定义卡片类型和字段，您可以根据需要定义自己的卡片信息结构，如下图所示：

创建好自定义字段和类型后，将其加入设置到看板的卡片类型中就可以了。

添加完成后，您就可以在看板添加这个类型的卡片，并填写对应的字段信息了，如果下图所示：

在日常工作中，我们经常会遇到大量的任务需要处理，比如用户反馈问题、软件使用问题等等。有时这些问题处理的过程中可能还需要和其他同事协作，这样，我们就需要一个问题处理平台来协作处理这些问题。

Leangoo是一个轻量级的项目协作工具，支持多人、实时、高可视化的任务协作，在处理这类问题时会更高效、快捷。

如何将问题添加到Leangoo看板上？

首先，如果问题从其他平台发出的，我们可以通过Leangoo Api接口将其推送到指定的看板上，这样我们的处理成员只需要在看板上处理相应的问题卡片即可，待问题处理完成后，可以通过Leangoo Api在推送通知到相应的平台上，以便告知问题已解决。

当然，我们也可以手动将问题添加到看板内。

看板上问题的处理流程

根据问题处理流程，在Leangoo问题看板内，我们先新建对应的列表，不同的列表代表不同的问题状态。我们将问题以任务卡片的形式添加到列表中，然后根据问题的状态将其移动到不同的列表内。

收集问题

我们将收集到的问题添加到“最新提交”列表内，所有问题都可以通过以下方式添加：

1、手动输入问题到“最新提交”列表内；

2、通过文件导入问题任务到“最新提交”列表内；

3、通过Leangoo Api接口，将公司相关问题收集系统与此看板对接，让系统自动提交问题到此看板的“最新提交”列表内；

分析问题

问题收集到列表中后，我们需要进行对这些问题进行分析，判断问题是否需要解决。

l  若需要解决，则将问题移动到“分析完成”列中，并添加处理人，可以在此时给问题卡片添加优先级标签来标识其紧迫程度。

l  若发现此问题不需要解决，则移动到“无需处理”列中，同时可以在卡片评论内说明原因。

为问题卡片添加描述信息（文字或图片），有利于处理人员快速找出问题所在。

处理问题

负责处理问题的成员，将“分析完成”内任务移动到“处理中”状态列表内并将自己添加到此问题上（表明此任务目前自己正在处理），问题任务解决后将其移动到“处理完成”列中。

从“分析完成”列中领取任务时，一般按优先级领取（从上至下或有标签标示的高优先级问题任务先处理）。

关闭问题

随着大量问题的处理完成，“处理完成”列中会有很多已完成的任务，团队成员可以将其移动到“已关闭”状态列表内，表示问题已关闭。

当问题任务卡片移动到”已关闭“列中后，若使用了Leangoo Api对接了相关系统，则Leangoo会自动将问题任务完成的信息推送到相应的系统，以便第一时间通知问题已解决。

用户反馈处理流程：

收集反馈

将用户的反馈，以卡片的形式创建并放到“最新提交”列表内。然后可以将这些反馈卡片添加上不同的标签，比如“Bug”，“功能建议”，“吐槽”等标签，以便后续进行反馈确认时，可以迅速辨别反馈处理方式。

确认反馈

反馈确认人员将反馈移动到“反馈确认-进行中”列表内，并确认此反馈的内容信息。确认完后将负责处理此反馈的人员添加到这个反馈卡片上，并移动到“反馈确认-已完成”列表内等后处理。

处理反馈

处理反馈的人员将自己负责的反馈任务卡片移动到“反馈处理-进行中”列表内，并处理反馈。处理完成后将其移动到“反馈处理-已完成”列表。

处理结果确认

反馈确认人员将处理完成的反馈移动到“处理结果确认-进行中”列表内，并确认反馈处理的情况。如果的确处理完成，则可以将其移动到“处理结果确认-已完成”列内，但如果处理未达到要求，则可以将其移回“反馈处理-进行中”列表，并在任务卡片评论内@相关处理人，以便其继续处理好这个反馈。

归档

对于“处理结果确认-进行中”列表内大量的已解决完成的反馈，可以定期的将其移动到“归档”列表内，以便备用。

投诉问题处理流程：

收集投诉

将用户的投诉，以卡片的形式创建并放到“最新提交”列表内。然后可以将这些投诉卡片添加上不同的标签，比如“产品缺陷”，“服务态度”，“客户支持”等标签，以便后续进行投诉确认时，可以迅速辨别投诉处理方式。

确认投诉

投诉确认人员将投诉移动到“投诉确认-进行中”列表内，并确认此投诉的内容信息。确认完后将负责处理此投诉的人员添加到这个投诉卡片上，并移动到“投诉确认-已完成”列表内等后处理。

处理投诉

处理投诉的人员将自己负责的投诉任务卡片移动到“投诉处理-进行中”列表内，并处理投诉。处理完成后将其移动到“投诉处理-已完成”列表。

处理结果确认

投诉确认人员将处理完成的投诉移动到“处理结果确认-进行中”列表内，并确认投诉处理的情况。如果的确处理完成，则可以将其移动到“处理结果确认-已完成”列内，但如果处理未达到要求，则可以将其移回“投诉处理-进行中”列表，并在任务卡片评论内@相关处理人，以便其继续处理好这个投诉。

归档

对于“处理结果确认-进行中”列表内大量的已解决完成的投诉，可以定期的将其移动到“归档”列表内，以便备用。